कामाच्या ठिकाणी एआयचा वापर कसा करावा [व्हिडिओ आणि प्रश्नमंजुषा]

थोडक्यात: कामाच्या ठिकाणी कमी जोखमीच्या मसुदा तयार करणे, सारांश काढणे, संघटन करणे आणि विश्लेषण करण्यासाठी एआयचा वापर करा, तसेच अचूकता आणि निर्णयांसाठी लोकांना जबाबदार धरा. एका पुनरावृत्तीच्या कामापासून सुरुवात करा, संवेदनशील माहिती काढून टाका आणि प्रत्येक आउटपुटचे पुनरावलोकन करा - विशेषतः जेव्हा त्याचा परिणाम कोणाच्या हक्कांवर, उपजीविकेवर, सुरक्षिततेवर किंवा भविष्यावर होऊ शकतो.

उत्तरदायित्व: महत्त्वाचे निर्णय आणि अंतिम मंजुरीसाठी पात्र व्यक्तीच जबाबदार राहतील याची खात्री करा.

गोपनीयता: मान्यताप्राप्त साधनांचा वापर करा आणि काहीही सादर करण्यापूर्वी गोपनीय किंवा ओळख पटवणारी माहिती काढून टाका.

पारदर्शकता: जेव्हा कामाच्या ठिकाणचे धोरण, ग्राहकांच्या अपेक्षा किंवा संभाव्य परिणामांनुसार आवश्यक असेल तेव्हा एआयच्या वापराची माहिती उघड करा.

पडताळणी: मूळ स्रोत सामग्रीशी तथ्ये, मालक, अंतिम मुदत आणि गृहितके पडताळून पाहा.

चाचणी: कोणताही कार्यप्रवाह विस्तारित करण्यापूर्वी एकूण वेळ, आवश्यक दुरुस्त्या आणि वापरकर्त्यावर होणारा परिणाम मोजा.

१. कामाच्या ठिकाणी एआय वापरण्यामध्ये काय समाविष्ट आहे

कामाच्या ठिकाणी एआय वापरण्याचा अर्थ एखाद्या व्यक्तीची जागा घेणे किंवा एखादे संपूर्ण काम स्वयंचलित करणे असा होत नाही. बहुतेक कामाच्या ठिकाणी, एआय हे एक सहाय्यक साधन म्हणून अधिक मौल्यवान आहे .

त्याला एक वेगवान, किंचित जास्त आत्मविश्वास असलेला सहाय्यक समजा.

हे तुम्हाला मदत करू शकते:

• ईमेल आणि दस्तऐवजांचे मसुदे

• दीर्घ माहितीचा सारांश

• कल्पना निर्माण करा

• विखुरलेल्या नोंदी व्यवस्थित लावा

• मूलभूत डेटाचे विश्लेषण करा

• बैठकांची तयारी करा

• तपासणी सूची आणि योजना तयार करा

• वेगवेगळ्या प्रेक्षकांसाठी मजकूर पुन्हा लिहा

• अपरिचित संकल्पना समजावून सांगा

• कच्च्या विचारांना उपयोगी गोष्टीत रूपांतरित करा

एआय अनेकदा काही सेकंदात एक बऱ्यापैकी पहिली आवृत्ती तयार करू शकते. ती परिपूर्ण असेलच असे नाही - कधीकधी ती खूपच औपचारिक असते, कधीकधी पुनरावृत्ती करणारी असते, आणि अधूनमधून ती आत्मविश्वासाने एखाद्या संदिग्ध विषयाकडे भरकटते.

तरीही, काहीच नसण्यापेक्षा काहीतरी असणे हे सहसा सोपे असते.

एआयला तुमचा विचार करू देणे हे उद्दिष्ट नाही. कमी महत्त्वाच्या संघर्षावर कमी वेळ घालवणे हे उद्दिष्ट आहे, जेणेकरून तुम्हाला निर्णयक्षमता, सर्जनशीलता, नातेसंबंध आणि निर्णय घेण्यासाठी अधिक ऊर्जा मिळेल.

२. कामाच्या ठिकाणी एआयचा वापर कसा करायचा हे शिकणे महत्त्वाचे का आहे

कामात अशी अनेक छोटी-मोठी कामे असतात, जी गरजेपेक्षा जास्त वेळ घेतात.

योग्य सुरुवात सापडत नसल्यामुळे पाच मिनिटांचा ईमेल वीस मिनिटांचा होतो. एका बैठकीतून तीन पानांच्या नोंदी तयार होतात, पण कोणतीही स्पष्ट कृती समोर येत नाही. वरिष्ठ नेतृत्व, ग्राहक आणि तांत्रिक टीमसाठी एक अहवाल पुन्हा लिहावा लागतो. अचानक दुपारचा अर्धा वेळ निघून गेल्यासारखा वाटतो.

एआय माहिती एका स्वरूपातून दुसऱ्या स्वरूपात रूपांतरित करण्यासाठी लागणारा वेळ कमी करू शकते.

उदाहरणार्थ:

• नोंदींचा सारांश बनतो

• सारांश ईमेल बनतो

• ईमेल सादरीकरणाची रूपरेषा बनते

• एका कच्च्या कल्पनेचे प्रकल्प आराखड्यात रूपांतर होते

• स्प्रेडशीट हे एक लिखित स्पष्टीकरण बनते

• गुंतागुंतीचे धोरण एका स्पष्ट, सहज समजणाऱ्या मार्गदर्शिकेत रूपांतरित होते

इथेच दिसून येते. 'आता कंपनी एआय चालवते' अशा नाट्यमय क्षणांमध्ये नव्हे, तर अनेक लहान लहान सुधारणांमधून.

हे अगदी तुमच्या बुटातून खडे काढण्यासारखं आहे. एक खडा असणं ही काही मोठी समस्या नाही, पण दिवसभर बारा खडे घेऊन फिरणं हास्यास्पद आहे.

एआय तज्ञता अधिक सुलभ बनवू शकते. एखादा नवीन कर्मचारी अपरिचित पारिभाषिक शब्दांचे स्पष्टीकरण मागू शकतो. एखादा व्यवस्थापक अभिप्राय (फीडबॅक) देण्याचे वेगवेगळे मार्ग शोधू शकतो. एखादा विक्रेता त्याला अजून न समजलेल्या उद्योगासाठी प्रश्न तयार करू शकतो.

विचारपूर्वक वापरल्यास, एआय लोकांना अधिक वेगाने एका भक्कम पायावर पोहोचण्यास मदत करते.

३. एआयला देण्यासाठी सर्वोत्तम कामाच्या ठिकाणची कार्ये

कामाच्या ठिकाणी एआयचा वापर कसा करायचा हे समजून घेण्याचा सर्वात सोपा मार्ग म्हणजे कामांना तीन श्रेणींमध्ये विभागणे: तयार करणे, रूपांतरित करणे आणि विश्लेषण करणे.

तयार करा

एआय तुमच्या सूचनांच्या आधारे पहिला मसुदा तयार करू शकते.

उदाहरणांमध्ये यांचा समावेश आहे:

• ईमेल

• प्रस्ताव

• नोकरीचे वर्णन

• कार्यसूची

• सोशल पोस्ट्स

• प्रशिक्षण साहित्य

• ग्राहकांचे प्रतिसाद

• सादरीकरणाची रूपरेषा

• मुलाखतीचे प्रश्न

येथे “पहिला मसुदा” हा शब्दप्रयोग महत्त्वाचा आहे. एआय-निर्मित मजकूर पाठवण्यापूर्वी, प्रकाशित करण्यापूर्वी किंवा सादर करण्यापूर्वी सामान्यतः त्याचे पुनरावलोकन.

परिवर्तन

हा कामाच्या ठिकाणी एआयच्या सर्वात प्रभावी उपयोगांपैकी एक आहे. तुम्ही त्याला आधीपासून अस्तित्वात असलेली माहिती देता आणि त्याचे स्वरूप, लांबी, शैली किंवा गुंतागुंतीची पातळी बदलण्यास सांगता.

उदाहरणार्थ:

• लांब अहवाल संक्षिप्त करा

• नोंदींचे कृतीत रूपांतर करा

• ग्राहकांसाठी तांत्रिक भाषेचे पुनर्लेखन करणे

• परिच्छेदाचे बुलेट पॉइंट्समध्ये रूपांतर करा

• संदेश अधिक व्यावसायिक वाटेल असे बनवा

• प्रतिलिपीचे सारांशामध्ये रूपांतर करा

• अंतर्गत तांत्रिक शब्दांचे सोप्या, दैनंदिन भाषेत भाषांतर करा

रूपांतरणाची कामे सहसा चांगल्या प्रकारे पार पडतात, कारण एआयकडे काम करण्यासाठी सामग्री उपलब्ध असते. ते प्रत्येक गोष्ट अगदी नव्याने तयार करत नाही.

विश्लेषण करा

एआय नमुने ओळखायला, माहितीची तुलना करायला आणि समस्येची रचना करायला देखील मदत करू शकते.

व्यावहारिक विश्लेषण कार्यांमध्ये खालील गोष्टींचा समावेश आहे:

• ग्राहकांच्या अभिप्रायाचे विषयानुसार वर्गीकरण करणे

• अनेक पर्यायांची तुलना करणे

• संभाव्य धोके ओळखणे

• योजनेतील त्रुटी शोधणे

• फायदे आणि तोटे तयार करणे

• तुम्ही कदाचित चुकवलेले प्रश्न सुचवत आहे

• डेटासेटमधील ट्रेंड स्पष्ट करणे

• समर्थन विनंत्यांचे वर्गीकरण करणे

मात्र, एआय विश्लेषणाला सहाय्य म्हणून मानले पाहिजे, निर्विवाद सत्य म्हणून नव्हे. ते संदर्भ चुकवू शकते किंवा वाजवी वाटणारी पण पूर्णपणे चुकीची गृहितके मांडू शकते. मानवी पुनरावलोकन हेच ​​अजूनही गाडीचे सुकाणू आहे 🚗

४. तुलनात्मक तक्ता: कामाच्या ठिकाणी एआय वापरण्याचे व्यावहारिक मार्ग

कामाच्या ठिकाणी असलेले काम	एआय काय करू शकते	सर्वोत्तम माहिती देण्यासाठी	मानवी पुनरावलोकनाची गरज आहे का?	ते का काम करते
ईमेल लेखन	मसुदा तयार करणे, संक्षिप्त करणे, सौम्य करणे, स्पष्ट करणे	प्राप्तकर्ता, उद्देश, प्रमुख तथ्ये, अपेक्षित कृती	होय	कोऱ्या पानामुळे होणारा त्रास दूर करते
बैठकीच्या नोंदी	कृतींचा सारांश आणि निष्कर्ष काढा	प्रतिलेख किंवा संरचित नोट्स	नक्कीच	चर्चा आणि निर्णय यांना त्वरित वेगळे करते
संशोधन नियोजन	प्रश्न आणि विषय क्षेत्रे सुचवा	स्पष्ट उद्दिष्ट आणि प्रेक्षक	हो - तथ्यांची पडताळणी करणे आवश्यक आहे	सुरुवातीची चौकट तयार करण्यास मदत करते
प्रकल्प व्यवस्थापन	योजना, टप्पे, धोके तयार करा	व्याप्ती, अंतिम मुदत, संघ, मर्यादा	होय	विखुरलेली माहिती संघटित करते
डेटा विश्लेषण	नमुने आणि विसंगती स्पष्ट करा	स्वच्छ डेटा आणि व्यावसायिक संदर्भ	सशक्त पुनरावलोकनाची गरज आहे	आकड्यांवर चर्चा करणे सोपे करते
विचारमंथन	कल्पना आणि पर्याय निर्माण करा	विशिष्ट समस्या आणि सीमा	मध्यम	विविधता निर्माण करते, कधीकधी अनपेक्षितपणे प्रभावी ठरते
ग्राहक समर्थन	उत्तरांचा मसुदा तयार करा आणि समस्यांचे वर्गीकरण करा	ग्राहक संदेश आणि कंपनी मार्गदर्शन	हो, विशेषतः संवेदनशील प्रकरणांमध्ये	नियमित प्रतिसादांना गती देते
दस्तऐवज संपादन	भाषाशैली, व्याकरण आणि रचना सुधारा	मूळ मजकूर आणि अभिप्रेत वाचकवर्ग	सहसा	वाक्य-वाक्य संपादित करण्यापेक्षा अधिक वेगवान
शिकणे	संकल्पना समजावून सांगा आणि प्रश्नमंजुषा तयार करा	विषय, कौशल्य पातळी, कामाचे स्वरूप	हलके ते मध्यम	प्रशिक्षण अधिक वैयक्तिकृत करते
निर्णय समर्थन	पर्यायांची आणि संभाव्य धोक्यांची तुलना करा	निकष, मर्यादा, प्राधान्यक्रम	अगदी	विचारांना स्पष्टता देते, पण तुमच्यासाठी निर्णय घेऊ नये

या तक्त्यावरून एक महत्त्वाची गोष्ट स्पष्ट होते: जेव्हा कार्य सुस्पष्टपणे परिभाषित केलेले असते, तेव्हा एआय सर्वोत्तम काम करते.

“माझ्या प्रकल्पासाठी मदत करा” हे अस्पष्ट आहे.

“आयटी, ग्राहक सहाय्यता आणि विक्री यांचा समावेश असलेल्या एका लहान अंतर्गत सॉफ्टवेअर अपडेटसाठी सहा-टप्प्यांची लॉन्च चेकलिस्ट तयार करा” यासारख्या गोष्टींमुळे एआयला काम करण्यासाठी एक ठोस आधार मिळतो.

विशिष्ट आदानामुळे विशिष्ट परिणाम मिळतो. यात काही क्रांतिकारक नाही, पण हे खरं आहे.

५. कामासाठी उत्तम एआय प्रॉम्प्ट्स कसे लिहावेत

तुम्हाला एखाद्या गुंतागुंतीच्या प्रॉम्प्ट फॉर्म्युल्याची गरज नाही. 'चांगले' म्हणजे काय हे एआयला समजण्यासाठी तुम्हाला फक्त पुरेसा संदर्भ देण्याची आवश्यकता आहे.

एका विश्वासार्ह कार्यस्थळ सूचनेत सहसा पाच घटक असतात:

कार्य

तुम्हाला नेमकं काय हवं आहे ते सांगा.

उदाहरण:

वितरणास झालेल्या विलंबाचे स्पष्टीकरण देणारा ईमेल तयार करा

संदर्भ

काय घडले आणि हे कार्य का महत्त्वाचे आहे, हे स्पष्ट करा.

उदाहरण:

स्टॉकच्या समस्येमुळे पुरवठादाराने मालाची पाठवणी चार दिवसांनी उशिरा केली आहे

प्रेक्षक

निकाल कोण वाचेल किंवा वापरेल हे एआयला सांगा.

उदाहरण:

प्रेक्षक हे दीर्घकाळचे ग्राहक आहेत जे आधीच निराश आहेत

अपेक्षित सूर किंवा स्वरूप

उत्तर कसे वाटले पाहिजे किंवा कसे दिसले पाहिजे याचे वर्णन करा.

उदाहरण:

शांत, थेट आणि जबाबदारीची भाषा वापरा. ​​शब्दसंख्या १५० पेक्षा कमी ठेवा

आवश्यक तपशील

समाविष्ट करणे आवश्यक असलेल्या तथ्यांची यादी करा.

उदाहरण:

सुधारित वितरण तारीख, परताव्याचा पर्याय आणि सहाय्यता संपर्काचा उल्लेख करा

एकत्रितपणे, प्रॉम्प्ट असा होतो:

एका दीर्घकालीन ग्राहकाला, पुरवठादाराच्या स्टॉकच्या समस्येमुळे त्यांच्या शिपमेंटला चार दिवसांचा विलंब झाला आहे हे स्पष्ट करणारा ईमेल तयार करा. शांत, थेट आणि जबाबदारीने बोलण्याचा सूर वापरा. ​​ईमेल १५० शब्दांपेक्षा कमी ठेवा. त्यामध्ये सुधारित वितरण तारीख, परताव्याचा पर्याय आणि सपोर्टसाठी संपर्क व्यक्तीचा समावेश करा

“विलंबाचा ईमेल लिहा” यापेक्षा ती सूचना जवळजवळ नेहमीच चांगला परिणाम देईल

तुम्ही एआयला त्याचे स्वतःचे उत्तर सुधारण्यास देखील सांगू शकता:

• हे कमी औपचारिक बनवा

• पुनरावृत्ती काढून टाका

• अधिक स्पष्ट कृती आवाहन जोडा

• कार्यकारी वर्गासाठी हे पुन्हा लिहा

• असमर्थित गृहितके ओळखा

• मला अधिक चांगले तीन पर्याय सांगा

• या शिफारशीला आव्हान द्या

शेवटची गोष्ट विशेषतः मौल्यवान आहे. एआयने नेहमीच तुमचा उत्साह वाढवण्याची गरज नाही. कधीकधी तो थोडासा त्रासदायक वाटणारा सहकारी असावा, जो विचारतो, “पण जर ते गृहीतक चुकीचे ठरले तर काय होईल?” 🧐

६. ईमेल आणि कामाच्या ठिकाणी संवादासाठी एआयचा वापर कसा करावा

सुरुवात करण्यासाठी ईमेल हे अनेकदा सर्वात सोपे माध्यम असते.

जेव्हा तुम्हाला काय म्हणायचे आहे हे माहित असते, पण योग्य शब्द सापडत नाहीत, तेव्हा एआय मदत करू शकते. तसेच, ते तुम्हाला खूपच स्पष्ट, खूपच अस्पष्ट किंवा गरजेपेक्षा तीन परिच्छेद जास्त लांब असलेले संदेश टाळण्यासही मदत करू शकते.

व्यावहारिक मागण्यांमध्ये खालील बाबींचा समावेश आहे:

• हे मैत्रीपूर्ण पण ठाम वाटेल अशाप्रकारे पुन्हा लिहा

• हे अधिक संक्षिप्त करा

• स्पष्ट अंतिम मुदत निश्चित करा

• भावनिक भाषा काढून टाका

• हे वरिष्ठ नेतृत्वासाठी योग्य बनवा

• याचे एका विनम्र पाठपुराव्यात रूपांतर करा

• हे तांत्रिक शब्द न वापरता समजावून सांगा

• विषय ओळीचे तीन पर्याय तयार करा

संवेदनशील संवादासाठी एआय विशेषतः उपयुक्त आहे, परंतु सावधगिरी बाळगणे महत्त्वाचे आहे. कामगिरीतील समस्या, तक्रार, कायदेशीर चिंता किंवा वैयक्तिक बाबींना एखाद्या सामान्य मार्केटिंग कॅप्शनप्रमाणे हाताळू नये.

संदेशाची रचना करण्यासाठी एआयचा वापर करा, त्यानंतर प्रत्येक वाक्याचे पुनरावलोकन करा.

स्वतःला विचारा:

• हे अचूक आहे का?

• हे माझ्यासारखं वाटतं का?

• या शब्दरचनेचा गैरसमज होऊ शकतो का?

• नात्यासाठी बोलण्याची पद्धत योग्य आहे का?

• यात अशी खाजगी माहिती आहे का जी प्रविष्ट करायला नको होती?

• त्यावर माझे नाव टाकण्यास मी तयार आहे का?

तो शेवटचा प्रश्न ही सर्वात सोपी गुणवत्ता-नियंत्रण चाचणी आहे. त्यावर सही करण्यास तुम्हाला संकोच वाटत असेल, तर तो पाठवू नका.

७. प्रत्यक्ष परिणाम देणाऱ्या बैठकांसाठी एआयचा वापर करणे

बैठकांमधून बरीच माहिती मिळते, पण त्यातून नेहमीच स्पष्टता येते असे नाही.

एआय बैठकीच्या आधी, बैठकीदरम्यान आणि बैठकीनंतर मदत करू शकते.

बैठकीपूर्वी

यासाठी AI वापरा:

• कार्यसूची तयार करा

• मुख्य प्रश्न ओळखा

• पार्श्वभूमी माहितीचा सारांश

• चर्चेचे मुद्दे तयार करा

• आक्षेपांचा अंदाज लावा

• निर्णय आराखड्याचा मसुदा तयार करा

एक व्यावहारिक सूचना अशी असू शकते:

ग्राहक ऑनबोर्डिंगमधील विलंबाविषयीच्या बैठकीसाठी ३० मिनिटांचा अजेंडा तयार करा. मुख्य अडथळा ओळखणे, त्याची जबाबदारी निश्चित करणे आणि या आठवड्यासाठी दोन कृती निवडणे हे या बैठकीचे उद्दिष्ट आहे

बैठकीनंतर

एआय नोट्स किंवा ट्रान्सक्रिप्टचे यात रूपांतर करू शकते:

• महत्त्वाचे निर्णय

• कृती करण्यायोग्य बाबी

• मालक

• अंतिम मुदत

• अनुत्तरित प्रश्न

• धोके

• फॉलो-अप ईमेल

आउटपुटवर आपोआप विश्वास ठेवू नका. बैठकीच्या प्रतिलेखामध्ये चुका, अस्पष्ट बोलणारे वक्ते, वचनबद्धतेसारखे दिसणारे विनोद आणि विनोदासारखी वाटणारी वचनबद्धता असू शकते.

सारांश शेअर करण्यापूर्वी त्याचे पुनरावलोकन करा.

एआयला माहितीचे तीन गटांमध्ये वर्गीकरण करण्यास सांगणे ही एक चांगली पद्धत आहे:

1. पुष्टी केलेले निर्णय

2. प्रस्तावित कल्पना

3. अनुत्तरित प्रश्न

यामुळे अर्धवट चर्चा झालेल्या सूचना रातोरात जादूने अधिकृत धोरण बनण्यापासून रोखल्या जातात.

८. आत्मविश्वासपूर्ण मूर्खपणा न निर्माण करता संशोधनासाठी एआयचा वापर करणे

एआय तुम्हाला संशोधन सुरू करण्यास, विषयाची मांडणी करण्यास आणि तपास करण्यायोग्य क्षेत्रे ओळखण्यास मदत करू शकते.

हे होऊ शकते:

• अपरिचित संज्ञा स्पष्ट करा

• संशोधन प्रश्न तयार करा

• संकल्पनांची तुलना करा

• श्रेणी सुचवा

• रूपरेषा तयार करा

• तुम्ही दिलेल्या माहितीचा सारांश द्या

• गृहितके ओळखा

• मुलाखतीचे प्रश्न तयार करा

• गहाळ झालेले दृष्टिकोन अधोरेखित करा

ते तुमच्यासाठी सत्याचा एकमेव स्रोत बनू नये.

एआय चुकीचा तपशील, काल्पनिक उदाहरणे, कालबाह्य माहितीकिंवा गरजेपेक्षा जास्त खात्रीशीर वाटणारी विधाने तयार करू शकते.

कार्यस्थळाच्या संशोधनासाठी, एआयचा वापर नकाशा तयार करणारे साधन म्हणून करा, प्रत्यक्ष प्रदेश म्हणून नव्हे.

एक सुज्ञ प्रक्रिया खालीलप्रमाणे आहे:

1. एआयला विषयाची रूपरेषा तयार करायला सांगा.

2. महत्त्वाचे दावे ओळखा.

3. विश्वसनीय अंतर्गत किंवा बाह्य माहितीचा वापर करून महत्त्वाच्या तथ्यांची पडताळणी करा.

4. सत्यापित निष्कर्षांची मांडणी करण्यासाठी एआयला सांगा.

5. अंतिम निकालाची अचूकता आणि पक्षपातासाठी पुनरावलोकन करा.

तुम्ही एआयला अनिश्चितता दर्शविण्यासाठी प्रवृत्त देखील करू शकता:

• या उत्तराचा कोणता भाग अविश्वसनीय असू शकतो?

• तुम्ही कोणती गृहीतके मांडत आहात?

• मी कोणत्या तथ्यांची पडताळणी करावी?

• कोणत्या माहितीमुळे ही शिफारस बदलेल?

• या निष्कर्षाच्या विरोधात सर्वात सशक्त युक्तिवाद सांगा.

या सूचनांमुळे एआय अचूक होणार नाही, पण त्या अधिक काळजीपूर्वक विचार करण्यास प्रोत्साहन देतात.

९. डेटा, अहवाल आणि स्प्रेडशीटसाठी एआयचा वापर कसा करावा

एआय आकडे समजायला सोपे करू शकते, विशेषतः अशा लोकांसाठी जे दिवसभर स्प्रेडशीटमध्ये काम करत नाहीत.

हे तुम्हाला मदत करू शकते:

• सूत्रे समजावून सांगा

• स्प्रेडशीट संरचना सुचवा

• डेटाचे वर्गीकरण करा

• ट्रेंड्सचा सारांश

• आकडेवारीचे लिखित भाष्यात रूपांतर करा

• संभाव्य विसंगती ओळखा

• चार्ट शिफारसी तयार करा

• मसुदा अहवालाचे विभाग

• तांत्रिक निष्कर्षांचे व्यावसायिक भाषेत भाषांतर करा

उदाहरणार्थ, विचारण्याऐवजी:

या डेटाचा अर्थ काय आहे?

प्रयत्न करा:

या मासिक विक्री तक्त्याचे पुनरावलोकन करा. तीन सर्वात मोठे बदल ओळखा, संभाव्य स्पष्टीकरणे सुचवा आणि निष्कर्ष काढण्यापूर्वी मी कोणते प्रश्न विचारावेत याची यादी करा

ते शेवटचे वाक्य महत्त्वाचे आहे. डेटा क्वचितच स्वतःहून स्पष्टीकरण देतो.

विक्रीतील घट कमी मागणी, नोंदींचा अभाव, हंगामी पद्धती, किमतीतील बदल, कराराला होणारा विलंब किंवा कोणीतरी चुकून चुकीच्या कॉलममध्ये मूल्ये पेस्ट केल्यामुळे होऊ शकते. स्प्रेडशीटमध्ये वरवर शांत दिसताना लहानसहान आपत्त्या निर्माण करण्याची एक खासियत असते.

केवळ पेस्ट केलेल्या डेटासेटच्या आधारावर एआयला कोणताही महत्त्वपूर्ण आर्थिक, कार्यात्मक किंवा कर्मचारी भरतीचा निर्णय घेऊ देऊ नका.

तपासा:

• डेटा पूर्ण आहे की नाही

• एकके बरोबर आहेत की नाही

• श्रेणी सुसंगत आहेत की नाही

• गहाळ मूल्यांना महत्त्व आहे की नाही

• एआयने व्यावसायिक संदर्भ चुकीचा समजला की नाही

• सहसंबंधाला कार्यकारणभाव मानले जात आहे की नाही

एआय अर्थ लावण्याची प्रक्रिया वेगवान करू शकते. उत्तरदायित्व अजूनही माणसांचेच आहे.

१०. गोपनीय आणि संवेदनशील माहितीचे संरक्षण 🔐

कोणत्याही एआय टूलमध्ये कामाच्या ठिकाणची माहिती टाकण्यापूर्वी, आपल्या संस्थेचे नियम समजून घ्या.

प्रत्येक एआय प्लॅटफॉर्म गोपनीय डेटासाठी मंजूर आहे असे गृहीत धरू नका.

संवेदनशील माहितीमध्ये खालील गोष्टींचा समावेश असू शकतो:

• ग्राहक नोंदी

• कर्मचारी माहिती

• पासवर्ड किंवा प्रवेश क्रेडेन्शियल्स

• वैद्यकीय तपशील

• कायदेशीर कागदपत्रे

• आर्थिक डेटा

• अप्रकाशित उत्पादन योजना

• अंतर्गत धोरण

• मालकी हक्क कोड

• कराराच्या अटी

• वैयक्तिक ओळखण्यायोग्य माहिती

शक्य असल्यास, ओळख पटवणारे तपशील काढून टाका.

प्रवेश करण्याऐवजी:

मँचेस्टर ऑपरेशन्स टीममधील जॉर्डन स्मिथसाठी कामगिरीचा आढावा लिहा, ज्याने ॲक्मे कराराची अंतिम मुदत चुकवली

यासारखे काहीतरी वापरा:

एका ऑपरेशन्स कर्मचाऱ्याने ग्राहकाची महत्त्वाची अंतिम मुदत चुकवल्याबद्दल त्याच्या कामगिरीचे पुनरावलोकन लिहा. अभिप्राय वस्तुनिष्ठ, विधायक आणि पुढील कार्यवाहीवर केंद्रित असावा

माहिती अनामिक केल्याने धोका कमी होतो आणि त्याच वेळी एआयला संरचनेत मदत करण्याची संधीही मिळते.

तुमची संस्था मान्यताप्राप्त एंटरप्राइझ एआय प्रणाली पुरवते की नाही हे देखील तपासा. या साधनांमध्ये अधिक मजबूत डेटा नियंत्रण, प्रवेश व्यवस्थापन आणि अंतर्गत धोरणांचा समावेश असू शकतो.

जी माहिती खाजगी राहिली पाहिजे, ती उघड करण्यासाठी सोय हे काही चांगले कारण नाही. हे काही नावीन्य नाही. हे म्हणजे ऑफिसमधील फाईल कॅबिनेट पावसात उघडे ठेवण्यासारखेच आहे.

११. जिथे एआयने अंतिम निर्णय घेऊ नये

एआय एखाद्या निर्णयाला मदत करू शकते, परंतु काही निर्णयांसाठी सुरुवातीपासून शेवटपर्यंत मानवी जबाबदारीची.

या बाबतीत विशेष काळजी घ्या:

• नोकरभरती आणि नोकरकपात

• कर्मचारी शिस्त

• वैद्यकीय निर्णय

• कायदेशीर सल्ला

• पत किंवा आर्थिक मंजुरी

• सुरक्षिततेच्या दृष्टीने महत्त्वाचे काम

• अनुपालन निर्णय

• कामगिरीचे मूल्यांकन

• संवेदनशील ग्राहक विवाद

• भेदभाव किंवा निष्पक्षतेशी संबंधित निर्णय

एआय पुरावे सारांशित करण्यास, प्रश्न ओळखण्यास किंवा परिस्थितींची तुलना करण्यास मदत करू शकते. पात्र मानवी देखरेखीशिवाय त्याला अंतिम निर्णय घेण्याची परवानगी दिली जाऊ नये.

का? कारण माणसांप्रमाणे एआयला परिणामांची जाणीव नसते. ते नमुन्यांवर प्रक्रिया करू शकते, परंतु त्यात जबाबदारी, सहानुभूती, व्यावसायिक कर्तव्य किंवा प्रत्यक्ष अनुभव नसतो.

त्यामुळे उदाहरणांमध्ये, ऐतिहासिक डेटामध्ये किंवा प्रश्न मांडण्याच्या पद्धतीत लपलेला पूर्वग्रहदेखील पुन्हा निर्माण होऊ शकतो

एक चांगला नियम असा आहे:

एखाद्या व्यक्तीच्या हक्कांवर, उपजीविकेवर, सुरक्षिततेवर किंवा भविष्यावर जितका जास्त परिणाम होईल, तितके एआयचे नियंत्रण कमी असले पाहिजे.

तो नियम आकर्षक नाही, पण तो लागू पडतो.

१२. व्यवस्थापक घबराट न पसरवता एआयची ओळख कशी करून देऊ शकतात

जेव्हा नेते एआयची ओळख चुकीच्या पद्धतीने करून देतात, तेव्हा कर्मचाऱ्यांना अनेकदा एकच संदेश मिळतो:

आम्हाला एक असे यंत्र सापडले आहे जे तुमची जागा घेऊ शकते

तसा हेतू नसला तरी, अस्पष्ट संवादामुळे चिंता निर्माण होते.

अधिक चांगला दृष्टिकोन म्हणजे हे स्पष्ट करणे:

• एआय का आणले जात आहे

• ते कोणत्या कार्यांना समर्थन देऊ शकते

• कोणती कामे मानवी नेतृत्वाखाली राहतात?

• कर्मचारी कोणता डेटा प्रविष्ट करू शकतात

• कोणते पुनरावलोकन आवश्यक आहे

• चुका कशा कळवाव्यात

• यश कसे मोजले जाईल

• कोणते प्रशिक्षण दिले जाईल?

व्यवस्थापकांनी मोठ्या आश्वासनांऐवजी व्यावहारिक उदाहरणांवर.

उदाहरणार्थ:

आम्ही ग्राहकांना दिल्या जाणाऱ्या नेहमीच्या उत्तरांचे प्राथमिक मसुदे तयार करण्यासाठी एआयचा वापर करत आहोत. तरीही प्रत्येक उत्तराचे पुनरावलोकन सपोर्ट एजंटद्वारे केले जाईल

ते यापेक्षा अधिक स्पष्ट आहे:

आम्ही अत्याधुनिक बुद्धिमत्तेच्या माध्यमातून ग्राहकांचा अनुभव सुधारत आहोत

दुसरे वाक्य महागडे वाटते आणि त्याचा जवळजवळ काहीच अर्थ नाही.

संघांना सुरक्षित मर्यादेत प्रयोग करण्याची परवानगी देखील दिली पाहिजे. प्रत्यक्ष काम करणारे कर्मचारी अनेकदा सर्वोत्तम उपयोग ओळखतात, कारण त्यांना नेमके माहित असते की कोणत्या प्रक्रिया पुनरावृत्तीच्या, त्रासदायक आहेत आणि एकाच मोठ्या स्प्रेडशीटवर अवलंबून आहेत.

१३. या आठवड्याची सुरुवात करण्यासाठी एक सोपी चौकट

गोष्टी जास्त गुंतागुंतीच्या न करता एआयचा वापर सुरू करण्यासाठी, एक कमी जोखमीचे काम निवडा.

पायरी १: पुनरावृत्ती होणारे काम शोधा

आठवड्यातून अनेक वेळा करता येईल असे काम शोधा.

उदाहरणे:

• फॉलो-अप ईमेल लिहिणे

• बैठकांचा सारांश

• अहवालांचे स्वरूपण

• कार्यसूची तयार करणे

• सामग्री पुन्हा लिहिणे

• नोट्स आयोजित करणे

पायरी २: एक सार्थक परिणाम निश्चित करा

यश म्हणजे काय, हे ठरवा.

कदाचित तुम्हाला मसुदा तयार करण्याचा वेळ कमी करायचा असेल, सुसंगतता सुधारायची असेल, चुका कमी करायच्या असतील किंवा अधिक स्पष्ट कृती योजना तयार करायच्या असतील.

पायरी ३: पुन्हा वापरता येण्याजोगा प्रॉम्प्ट तयार करा

कार्य, संदर्भ, प्रेक्षक, स्वरूप आणि मर्यादा यांचा समावेश असलेला एक प्रॉम्प्ट लिहा.

ते सहज उपलब्ध होईल अशा ठिकाणी जतन करा.

पायरी ४: प्रत्येक आउटपुटचे पुनरावलोकन करा

तथ्य, भाषाशैली, गोपनीयता आणि सुसंगतता तपासा.

वेगाला गुणवत्तेशी जोडू नका.

पायरी ५: प्रॉम्प्टमध्ये सुधारणा करा

एआय काय चुकवते ते लक्षात घ्या.

अधिक स्पष्ट सूचना द्या. उदाहरणे द्या. संदिग्धता दूर करा. वेगळ्या रचनेची मागणी करा.

पायरी ६: परिणामाचे मोजमाप करा

त्यामुळे वेळ वाचला का? गुणवत्ता सुधारली का? त्यामुळे अतिरिक्त संपादनाचे काम निर्माण झाले का?

काही एआय वर्कफ्लो दिसायला प्रभावी वाटतात, पण त्यांची बचत जवळजवळ होतच नाही. तर काही वर्कफ्लो मात्र दर आठवड्याला शांतपणे एक तासाचा मनस्ताप दूर करतात.

दुसरा प्रकार ठेवा.

१४. कामाच्या ठिकाणी एआय वापरताना लोकांकडून होणाऱ्या सामान्य चुका

कामाच्या ठिकाणी एआयचा वापर कसा करायचा हे समजून घेणे म्हणजे काय करू नये हे जाणून घेणे देखील आहे.

अस्पष्ट सूचना देणे

कमजोर इनपुटमुळे सामान्य आउटपुट तयार होते.

संदर्भ, उदाहरणे, मर्यादा आणि एक स्पष्ट ध्येय जोडा.

पहिल्या प्रतिसादावर विश्वास ठेवणे

पहिले उत्तर हा एक मसुदा आहे, दगडावर कोरलेली आज्ञा नाही.

सुधारणांसाठी विचारा.

संपादन न करता कॉपी करणे

एआयने तयार केलेले लिखाण आकर्षक वाटू शकते, पण त्यात काहीतरी उणीव असते. त्यात खरे तपशील टाका, सामान्य शब्दप्रयोग काढून टाका आणि ते मानवी वाटेल असे बनवा.

गोपनीय डेटा शेअर करणे

अमान्य प्रणालींमध्ये संवेदनशील माहिती प्रविष्ट करू नका.

प्रत्येक गोष्टीसाठी एआयचा वापर करणे

काही कामे स्वतःहून अधिक वेगाने पूर्ण करता येतात.

“धन्यवाद, मी आज याचे पुनरावलोकन करेन,” असे लिहिण्यासाठी तुम्हाला सहा परिच्छेदांच्या एआय प्रॉम्प्टची गरज नाही

जेव्हा माहिती देणे महत्त्वाचे असते तेव्हा एआयचा वापर लपवणे

काही संस्था, ग्राहक किंवा उद्योगांना पारदर्शकता आवश्यक असते. संबंधित धोरणाचे पालन करा.

एआय आउटपुटला उद्दिष्ट म्हणून मानणे

एआय नमुने आणि गृहितके प्रतिबिंबित करते. ते आपोआप तटस्थ नसते.

सदोष प्रक्रियेचे स्वयंचलीकरण

वाईट प्रक्रियेला वेगवान केल्याने ती चांगली होत नाही. त्यामुळे फक्त आश्चर्यकारक वेगाने चुका घडतात 💨

कार्यप्रवाह स्वयंचलित करण्यापूर्वी तो दुरुस्त करा.

१५. दीर्घकाळ टिकणारी एआयची सवय लावणे

कामाच्या ठिकाणी असलेल्या एआयशी परिचित होण्याचा सर्वोत्तम मार्ग म्हणजे लहान, विशिष्ट कामांसाठी त्याचा नियमितपणे वापर करणे.

एक किंवा दोन पुन्हा करता येण्याजोग्या कृतींनी सुरुवात करा.

उदाहरणार्थ:

• प्रत्येक सोमवारी, आपल्या प्राधान्यक्रमांची आखणी करण्यासाठी एआयचा वापर करा.

• बैठकांनंतर, नोंदींचे कृती-मुद्द्यांमध्ये रूपांतर करा.

• मोठा ईमेल पाठवण्यापूर्वी, एआयला तो लहान करायला सांगा.

• एखादा निर्णय घेताना, गृहीतके आणि प्रतिवाद विचारा.

• प्रकल्पाच्या शेवटी, शिकलेल्या धड्यांना रचना देण्यासाठी एआयचा वापर करा.

एक छोटा संग्रह . कालांतराने, कोणत्या सूचना प्रभावी ठरतात, कोणती कामे योग्य आहेत आणि मानवी निर्णयाला सर्वात जास्त महत्त्व कुठे आहे, याची तुम्हाला जाण येईल.

एआयचा वापर केव्हा करू नये हेदेखील तुम्ही शिकाल.

तो सुद्धा एआय साक्षरतेचाच एक भाग आहे.

एआयचा कमाल वापर करणे हे ध्येय नाही. ध्येय अधिक चांगले काम करणे हे आहे.

एक व्यावहारिक समारोप टीप

कामाच्या ठिकाणी एआय कसे वापरावे हे शिकणे म्हणजे मुख्यत्वेकरून जबाबदारी स्पष्टपणे सोपवायला शिकणे होय.

मसुदा तयार करणे, सारांश काढणे, अनुकूलन करणे, संघटन करणे, स्पष्टीकरण देणे आणि अन्वेषण करणे यासाठी एआय (AI) उपयुक्त आहे. ते पुनरावृत्तीचे श्रम कमी करू शकते आणि तुम्हाला कोऱ्या पानापासून एका व्यवहार्य पहिल्या आवृत्तीपर्यंत अधिक वेगाने पोहोचण्यास मदत करते.

पण त्याला मर्यादांची गरज आहे.

गोपनीय माहितीचे संरक्षण करा. महत्त्वाच्या दाव्यांची पडताळणी करा. संवेदनशील संवादाचे पुनरावलोकन करा. महत्त्वपूर्ण निर्णयांची जबाबदारी मानवांवरच ठेवा. आणि कृपया, कोणालाही न समजणारी प्रक्रिया स्वयंचलित करण्याच्या मोहाचा प्रतिकार करा.

लहान सुरुवात करा. एक त्रासदायक, वारंवार करावे लागणारे काम निवडा. एआयला स्पष्ट सूचना द्या, परिणामाचे पुनरावलोकन करा आणि प्रक्रियेत सुधारणा करा.

योग्य प्रकारे वापरल्यास, एआय कामातील मानवी भावना कमी करत नाही. उलट, ते कामातील त्या भागांसाठी अधिक वाव निर्माण करते, ज्यासाठी मुळात मानवाची आवश्यकता असते - जसे की निर्णयक्षमता, विश्वास, लक्षपूर्वक ऐकणे, सहानुभूती आणि एखादी बैठक पूर्णपणे भरकटली आहे हे ओळखण्याची क्षमता. 

व्यावहारिक उदाहरण: बैठकीच्या नोंदींचे विश्वसनीय कृती-मुद्द्यांमध्ये रूपांतर करणे

परिस्थिती

माया एका वाढत्या सॉफ्टवेअर कंपनीमध्ये ग्राहक ऑनबोर्डिंगचे काम सांभाळते. ती दर आठवड्याला तीन प्रोजेक्ट मीटिंगला उपस्थित राहते, लोक बोलत असताना कच्च्या नोंदी घेते आणि नंतर त्या नोंदींचे रूपांतर फॉलो-अप ईमेलमध्ये करते.

हे काम पुनरावृत्तीचे आहे, पण त्यात काही धोका आहे. प्रस्तावित अंतिम मुदत ही मान्य केलेली अंतिम मुदत आहे असा सहज गैरसमज होऊ शकतो, तर एखादी सर्वसाधारण सूचना नकळतपणे कोणाची तरी नेमून दिलेली जबाबदारी बनू शकते. त्यामुळे, काय घडले हे एआयला ठरवू देणे हा उद्देश नाही. तर, एआयचा वापर करून नोंदींची मांडणी करणे आणि मायाने सारांश देण्यापूर्वी प्रत्येक निर्णय, मालक आणि तारीख पडताळून पाहणे, हा उद्देश आहे.

सहाय्यकाला काय हवे आहे

माया पुरवते:

• तिच्या अनामिक बैठकीच्या नोंदी किंवा मान्यताप्राप्त प्रतिलेख

• बैठकीचा उद्देश

• उपस्थितांची यादी आणि त्यांच्या भूमिका

• आवश्यक आउटपुट स्वरूप

• गहाळ मालक किंवा अंतिम मुदती नव्याने तयार करण्याऐवजी त्यांना लेबल लावले पाहिजे, असा नियम

• निश्चित निर्णय, प्रस्तावित कल्पना आणि अनुत्तरित प्रश्न यांच्यातील स्पष्ट फरक

• तिच्या कंपनीची गोपनीय माहिती हाताळण्याची मान्यताप्राप्त पद्धत

एआय प्रणालीला तो डेटा हाताळण्यासाठी विशेष मान्यता नसल्यास, काहीही अपलोड करण्यापूर्वी ती ग्राहकांची नावे, वैयक्तिक तपशील, प्रवेश क्रेडेन्शियल्स आणि व्यावसायिकदृष्ट्या संवेदनशील माहिती काढून टाकते.

उदाहरण सूचना

खालील बैठकीच्या नोंदींचे संक्षिप्त पाठपुरावा सारांशामध्ये रूपांतर करा.

प्रतिसादाची मांडणी खालील शीर्षकांखाली करा:

1. पुष्टी केलेले निर्णय

2. कृती करण्यायोग्य बाबी

3. प्रस्तावित कल्पना

4. अनुत्तरित प्रश्न

5. धोके किंवा अवलंबित्व

प्रत्येक कृतीसाठी, कार्य, जबाबदारी आणि अंतिम मुदत यांचा उल्लेख करा. जर जबाबदारी किंवा अंतिम मुदत स्पष्टपणे ठरलेली नसेल, तर 'पुष्टी नाही' असे लिहा. वचनबद्धतेचा अंदाज लावू नका किंवा तपशील स्वतः तयार करू नका.

सारांश ३५० शब्दांपेक्षा कमी ठेवा. सभेला उपस्थित असलेल्या सर्वांना समजेल अशी स्पष्ट, तटस्थ भाषा वापरा.

शेवट करण्यापूर्वी, जी विधाने संदिग्ध आहेत किंवा ज्यांची तपासणी आवश्यक असू शकते, त्यांची यादी करा

चांगला विरुद्ध वाईट आउटपुट

एका कमकुवत कृती आराखड्यात असे म्हटले जाऊ शकते:

सॅम शुक्रवारपर्यंत ऑनबोर्डिंग मार्गदर्शिका अद्ययावत करेल

हे स्पष्ट वाटते, पण जर नोंदींमध्ये फक्त सॅम मार्गदर्शिकेचे पुनरावलोकन करू शकतो असे नमूद केले असेल आणि कोणतीही अंतिम मुदत ठरलेली नसेल, तर ते असुरक्षित आहे.

अधिक चांगल्या प्रकारे सांगायचे झाल्यास:

ऑनबोर्डिंग मार्गदर्शिकेचे पुनरावलोकन करा - प्रस्तावित मालक: सॅम; अंतिम मुदत: निश्चित नाही

दुसरी आवृत्ती, चर्चेचे शांतपणे वचनबद्धतेत रूपांतर करण्याऐवजी, अनिश्चितता कायम ठेवते.

त्याची चाचणी कशी करावी

माया आधीच्या सहा बैठकांचा वापर करून एक छोटा चाचणी संच तयार करते, ज्यांचे निकाल तिला आधीच माहीत आहेत.

ती तपासते की सहाय्यक:

• निर्णय आणि सूचना वेगळे करते

• नावे, तारखा आणि अंतिम मुदती अचूकपणे नोंदवते

• गहाळ माहिती अपुष्ट म्हणून चिन्हांकित करते

• ज्या कामांवर कधीच सहमती झाली नव्हती, ती सोपवणे टाळते

• यात महत्त्वाचे अनुत्तरित प्रश्न समाविष्ट आहेत

• दुसऱ्या उपस्थिताला समजू शकेल असा सारांश तयार करते

• इनपुटमधून काढून टाकलेला गोपनीय तपशील वगळला जातो

ती जाणीवपूर्वक अपवादात्मक प्रकरणे देखील समाविष्ट करते:

• एक सहभागी एखादे कार्य पूर्ण करण्याबद्दल विनोद करतो

• दोन व्यक्ती मालकी हक्कावर चर्चा करतात, पण त्यांचे एकमत होत नाही

• कोणीतरी दोन संभाव्य अंतिम मुदतींचा उल्लेख करतो

• प्रतिलिपीमध्ये एक टिप्पणी चुकीच्या वक्त्याच्या नावे नोंदवली आहे

• सभेत नंतर एक निर्णय फिरवला जातो

• एक काम मान्य झाले आहे, पण मालकाचे नाव निश्चित झालेले नाही

जेव्हा माया प्रत्येक निर्णय आणि कृतीचा मागोवा मूळ नोंदींपर्यंत घेऊ शकते, तेव्हाच वर्कफ्लो यशस्वी होतो.

निकाल

उदाहरणादाखल निकाल: माया दोन आठवड्यांत सहा बैठकींच्या सारांशांवर या प्रक्रियेची चाचणी घेते.

तिच्या मॅन्युअल प्रक्रियेला पूर्वी प्रत्येक मीटिंगसाठी सरासरी १८ मिनिटे लागत असत. एआयमुळे, पहिला मसुदा तयार व्हायला सुमारे २ मिनिटे लागतात, त्यानंतर तपासणी आणि संपादनासाठी सरासरी ७ मिनिटे लागतात. यामुळे प्रत्येक मीटिंगसाठी लागणारा एकूण वेळ १८ मिनिटांवरून ९ मिनिटांपर्यंत कमी होतो.

सहा बैठकांमध्ये झालेली बचत खालीलप्रमाणे आहे:

• मागील एकूण: ६ × १८ मिनिटे = १०८ मिनिटे

• एआय-सहाय्यित एकूण वेळ, समीक्षेसह: ६ × ९ मिनिटे = ५४ मिनिटे

• उदाहरणादाखल वाचलेला वेळ: ५४ मिनिटे

सहापैकी पाच सारांश एका पुनरावलोकनानंतर स्वीकृती तपासणी सूची पूर्ण करतात. उर्वरित सारांशाला दुसऱ्या पुनरावलोकनाची आवश्यकता आहे, कारण प्रतिलेखनामुळे दोन वक्त्यांमध्ये गोंधळ निर्माण झाला आहे.

हे आकडे नमूद केलेल्या चाचणी रचनेवर आधारित एक उदाहरणात्मक अंदाज आहेत, कंपनीचा प्रकाशित निकाल नाही. नमुना लहान आहे, बैठकांची गुंतागुंत वेगवेगळी असू शकते आणि गणनेमध्ये पुनरावलोकनाच्या वेळेचा समावेश आहे, परंतु प्रतिलिपी स्वच्छ करण्यासाठी किंवा अनामिक करण्यासाठी लागणाऱ्या वेळेचा नाही.

काय बिघडू शकतं?

सहाय्यक पुढील गोष्टी करू शकतो:

• न नेमलेल्या कामासाठी एका मालकाची कल्पना करा

• सुचवलेली तारीख ही निश्चित अंतिम मुदत मानली पाहिजे

• अप्रत्यक्षपणे मांडलेला निर्णय चुकवणे

• चुकीच्या व्यक्तीच्या नावावर टिप्पणी जमा करणे

• अनिश्चितता लपवणारा एक सुबक सारांश तयार करा

• नोंदींमध्ये समाविष्ट असलेली संवेदनशील माहिती जपून ठेवा

• मीटिंग टेम्पलेट बदलल्यास कालबाह्य सूचनांचे पालन करा

सारांश न तपासता पाठवणे ही सर्वात गंभीर चूक ठरेल. बोलण्यातला ओघ हा नोंदीच्या अचूकतेचा पुरावा नाही.

त्यामुळे माया प्रत्येक कृती-मुद्द्याची मूळ नोंदींशी तुलना करते, अस्पष्ट वचनबद्धता संबंधित व्यक्तीकडून निश्चित करून घेते आणि संदर्भासाठी मूळ नोंदी उपलब्ध ठेवते. संवेदनशील किंवा वादग्रस्त प्रकरणे सहाय्यकाकडे सोपवण्याऐवजी स्वतः हाताळली जातात.

व्यावहारिक निष्कर्ष

येथे एआय मौल्यवान आहे कारण ते उपलब्ध माहितीला अधिक स्पष्ट रचना देते. घेतलेल्या निर्णयाला पुष्टी देणाऱ्या व्यक्तीची जागा ते घेत नाही.

एक सुरक्षित कार्यप्रवाह सोपा आहे: स्पष्ट नियम द्या, संवेदनशील माहिती काढून टाका, एआयला अनिश्चितता दर्शविण्यास सांगा, ज्ञात उदाहरणांच्या आधारे त्याची चाचणी करा आणि दावा केलेल्या वेळेच्या बचतीमध्ये मानवी पुनरावलोकनाचा समावेश करा.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

नवशिक्यांनी कामाच्या ठिकाणी सुरक्षितपणे एआयचा वापर कसा सुरू करावा?

एकाच, पुनरावृत्ती होणाऱ्या आणि कमी जोखमीच्या कामापासून सुरुवात करा, जसे की फॉलो-अप ईमेलचा मसुदा तयार करणे, नोंदींचा सारांश काढणे, अजेंडा तयार करणे किंवा विद्यमान मजकुराची पुनर्रचना करणे. एआयला स्पष्ट सूचना द्या, त्यानंतर अचूकता, भाषाशैली, गोपनीयता आणि सुसंगतता यांसाठी निकालाचे पुनरावलोकन करा. जोपर्यंत तुमच्या संस्थेने तो डेटा हाताळण्यासाठी या टूलला मान्यता दिली नसेल, तोपर्यंत संवेदनशील माहिती प्रविष्ट करणे टाळा.

कार्यस्थळावरील एआय वापरून कोणती कामे स्वयंचलित करणे सर्वोत्तम आहे?

पहिला मसुदा तयार करणे, विद्यमान माहितीवर पुनर्विचार करणे आणि मूलभूत विश्लेषण आयोजित करणे या कामांमध्ये एआय (AI) चांगली कामगिरी करते. दस्तऐवज पुन्हा लिहिणे, बैठकीतील कार्यवाही काढणे, अभिप्राय गटबद्ध करणे, स्प्रेडशीटमधील ट्रेंड स्पष्ट करणे आणि तपासणी सूची (चेकलिस्ट) तयार करणे यांसारख्या कामांसाठी ते योग्य आहे. रोजगार, कायदेशीर बाबी, सुरक्षा, वित्त, आरोग्यसेवा किंवा निष्पक्षता यांसारख्या उच्च-परिणामकारक निर्णयांसाठी ते कमी योग्य आहे.

कामासाठी चांगला AI प्रॉम्प्ट कसा लिहावा?

एक प्रभावी कार्यस्थळ सूचना कार्य, संदर्भ, प्रेक्षक, अपेक्षित स्वरूप आणि आवश्यक तपशील स्पष्ट करते. सर्वसाधारण मदत मागण्याऐवजी, तुम्हाला अपेक्षित असलेला विशिष्ट परिणाम आणि शब्दसंख्या किंवा भाषेचा सूर यांसारख्या मर्यादांचे वर्णन करा. पुनरावृत्ती काढून टाकण्यास, गृहितके ओळखण्यास किंवा पडताळणी आवश्यक असलेली माहिती चिन्हांकित करण्यास AI ला सांगून तुम्ही प्रतिसादात आणखी सुधारणा करू शकता.

ईमेलमध्ये रोबोटिक आवाज न आणता, मी एआयचा वापर कसा करू शकेन?

मूळ संदेश, त्याचा उद्देश, प्राप्तकर्त्यासोबतचे तुमचे नाते आणि तुम्हाला हवा असलेला सूर नमूद करा. ईमेल संक्षिप्त, मैत्रीपूर्ण, ठाम किंवा विशिष्ट प्रेक्षकांसाठी योग्य बनवण्यासाठी AI ला सांगा. तो पाठवण्यापूर्वी, ठोस तपशील जोडा, सामान्य शब्दरचना काढून टाका आणि प्रत्येक वाक्य तुमच्या नावाने नैसर्गिक वाटते की नाही हे तपासा.

एआयने तयार केलेल्या बैठकीच्या नोंदींचे पुनरावलोकन कसे करावे?

प्रत्येक निर्णय, कृती, मालक आणि अंतिम मुदतीची मूळ नोंदी किंवा मंजूर प्रतिलिपीशी तुलना करा. एआयला निश्चित केलेले निर्णय, प्रस्तावित कल्पना आणि अनुत्तरित प्रश्न वेगळे करण्यास सांगा. गहाळ माहितीचा अंदाज लावण्याऐवजी, त्यावर “निश्चित नाही” असे लेबल लावावे, विशेषतः जेव्हा वक्ते संभाव्य मालक किंवा तारखांवर चर्चा करूनही एकमत झाले नसेल.

एआय स्प्रेडशीट आणि व्यावसायिक डेटाचे अचूकपणे विश्लेषण करू शकते का?

एआय सूत्रे समजावून सांगू शकते, ट्रेंड्सचा सारांश देऊ शकते, संभाव्य विसंगती ओळखू शकते आणि आकडेवारीचे लिखित भाष्यात रूपांतर करू शकते. तथापि, त्याचा अर्थ लावणे हे स्वच्छ डेटा आणि पुरेशा व्यावसायिक संदर्भावर अवलंबून असते. आर्थिक, कार्यान्वयन किंवा कर्मचारी भरतीसंबंधी निर्णयांसाठी आउटपुट वापरण्यापूर्वी एकके, गहाळ मूल्ये, श्रेणीतील सुसंगतता आणि पर्यायी स्पष्टीकरणे अस्तित्वात आहेत की नाही हे तपासा.

कामाच्या ठिकाणची कोणती माहिती AI मध्ये कधीही प्रविष्ट करू नये?

अमान्य प्रणालींमध्ये पासवर्ड, प्रवेश ओळखपत्रे, ग्राहक नोंदी, कर्मचारी तपशील, वैद्यकीय माहिती, कायदेशीर कागदपत्रे, मालकी हक्काचा कोड, अप्रकाशित योजना किंवा संवेदनशील आर्थिक माहिती प्रविष्ट करणे टाळा. शक्य असेल तिथे नावे आणि ओळख पटवणारे तपशील काढून टाका. कोणती माहिती सुरक्षितपणे हाताळली जाऊ शकते, हे तुमच्या संस्थेचे डेटा धोरण आणि मान्यताप्राप्त एंटरप्राइझ साधनांवरून ठरवले पाहिजे.

व्यवस्थापक कर्मचाऱ्यांची चिंता न वाढवता कामाच्या ठिकाणी एआयचा परिचय कसा करून देऊ शकतात?

व्यवस्थापकांनी हे स्पष्ट केले पाहिजे की एआय का आणले जात आहे, ते कोणत्या कामांना साहाय्य करेल, कोणती कामे मानवी नेतृत्वाखालीच राहतील आणि निष्पत्तीचे पुनरावलोकन कसे केले पाहिजे. त्यांनी मान्यताप्राप्त डेटा पद्धती, प्रशिक्षण, अहवाल सादर करण्याच्या प्रक्रिया आणि यशाची मोजमापे यांचीही व्याख्या केली पाहिजे. परिवर्तन किंवा बुद्धिमान कार्यप्रवाहांबद्दलच्या अस्पष्ट आश्वासनांपेक्षा ठोस उदाहरणे अधिक विश्वास निर्माण करतात.

कामाच्या ठिकाणी एआय वापरताना सर्वात सामान्य चुका कोणत्या आहेत?

सामान्य चुकांमध्ये अस्पष्ट सूचना देणे, पहिल्याच प्रतिसादावर विश्वास ठेवणे, संपादन न करता मजकूर कॉपी करणे आणि गोपनीय माहिती शेअर करणे यांचा समावेश होतो. लोक सदोष प्रक्रिया स्वयंचलित करू शकतात किंवा एआयच्या आउटपुटला वस्तुनिष्ठ मानू शकतात. महत्त्वाच्या दाव्यांची पडताळणी करणे, कमकुवत मसुद्यांमध्ये सुधारणा करणे, पुनरावृत्ती होणाऱ्या कार्यप्रवाहांना तपासणे आणि मानवी जबाबदारी स्पष्ट ठेवणे हा एक चांगला दृष्टिकोन आहे.

एआय वर्कफ्लोमुळे वेळेची बचत होते की नाही, हे मी कसे मोजू शकेन?

इनपुट तयार करणे, माहिती अनामित करणे, आउटपुट तपासणे आणि दुरुस्त्या करणे यासह संपूर्ण प्रक्रियेचे मोजमाप करा. या एकूण वेळेची तुलना तुमच्या मागील कार्यप्रवाहाच्या वेळेसोबत आणि गुणवत्तेसोबत करा. एका प्रभावी एआय प्रक्रियेने अस्वीकार्य गोपनीयता, अचूकता किंवा उत्तरदायित्वाचे धोके निर्माण न करता श्रम कमी केले पाहिजेत किंवा सुसंगतता सुधारली पाहिजे.

संदर्भ

1. युके सरकार - युके सरकारसाठी कृत्रिम बुद्धिमत्ता प्लेबुक - gov.uk

2. राष्ट्रीय मानक आणि तंत्रज्ञान संस्था - कृत्रिम बुद्धिमत्ता जोखीम व्यवस्थापन आराखडा: जनरेटिव्ह कृत्रिम बुद्धिमत्ता - nist.gov

3. माहिती आयुक्त कार्यालय - एआय, डेटा संरक्षण आणि सार्वजनिक क्षेत्र: एआय धोरणे - ico.org.uk

4. राष्ट्रीय आर्थिक संशोधन संस्था - nber.org

5. यूएस समान रोजगार संधी आयोग - एआयमध्ये ईईओसीची भूमिका काय आहे? - eeoc.gov

6. शासकीय संप्रेषण सेवा - जीसीएस जनरेटिव्ह एआय धोरण - communications.gov.uk

7. ओपनएआय - एआय वापरून निर्मिती करण्यासाठी एक व्यावहारिक मार्गदर्शक - openai.com

अधिकृत एआय असिस्टंट स्टोअरमध्ये नवीनतम एआय शोधा

आमच्याबद्दल